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Vom Dossier zur Rechnung.

Ein Beispiel für eine individuelle Erweiterung: Unterlagen, Fristen und Leistungen eines Notariats.

Bevor Sie beginnen

Der Notariatsbereich ist eine individuelle Erweiterung. Welche Abläufe Ihr Betrieb benötigt, besprechen wir gemeinsam.

Schritt 1 von 6

Das Geschäft als Dossier anlegen.

Notariat → Dossiers

  1. Wählen Sie «Dossier anlegen» und erfassen Sie Titel, Art des Geschäfts, Kundennummer und Notizen.
  2. Fügen Sie unter «Beteiligte» die Parteien mit ihrer Rolle hinzu.
Dokumente, Beteiligte, Fristen und Leistungen gehören zum Dossier.
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Notariatsbereich mit Dossierliste und geöffnetem BeispieldossierNotariatsbereich mit Dossierliste und geöffnetem Beispieldossier

Dokumente, Beteiligte, Fristen und Leistungen gehören zum Dossier.

Schritt 2 von 6

Unterlagen prüfen und ablegen.

Notariat → Posteingang

  1. Laden Sie eingehende Unterlagen über «Dokumente hochladen» hoch. Unterstützt werden PDF, JPG und PNG bis 15 MB.
  2. Mit «Text erkennen» erhalten Sie Angaben mit Seitenverweisen. Vergleichen Sie diese mit dem Original und wählen Sie «Prüfen und ablegen».
Erkannte Angaben werden am Original geprüft, bevor sie im Dossier landen.
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Posteingang des Notariats für hochgeladene Unterlagen und ihre PrüfungPosteingang des Notariats für hochgeladene Unterlagen und ihre Prüfung

Erkannte Angaben werden am Original geprüft, bevor sie im Dossier landen.

Schritt 3 von 6

Dokumente aus Standardtexten erstellen.

Notariat → Vorlagen

  1. Erstellen Sie eine Vorlage und setzen Sie benannte Felder über «Feld einsetzen» ein.
  2. Im Dossier wählen Sie «Dokument erstellen» und «Aus Vorlage erstellen». Ergänzen Sie die Angaben, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie das PDF.

Wiederholte Felder werden überall ausgefüllt. Frühere Dokumentversionen bleiben erhalten.

Standardtexte werden mit den Angaben des jeweiligen Dossiers ergänzt.
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Vorlagenübersicht im Notariatsbereich für wiederverwendbare DokumenttexteVorlagenübersicht im Notariatsbereich für wiederverwendbare Dokumenttexte

Standardtexte werden mit den Angaben des jeweiligen Dossiers ergänzt.

Schritt 4 von 6

Termine und Arbeit festhalten.

Notariat → Fristen / Zeit & Auslagen

  1. Erfassen Sie mit «Frist hinzufügen» eine Bezeichnung und das Fälligkeitsdatum. Erledigte Fristen markieren Sie entsprechend.
  2. Unter «Zeit & Auslagen» erfassen Sie Tätigkeit, Datum, Minuten und Stundensatz über «Zeit erfassen».
Fristen lassen sich dem jeweiligen Dossier zuordnen.
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Fristenübersicht des Notariats mit Dossierbezug und FälligkeitsdatumFristenübersicht des Notariats mit Dossierbezug und Fälligkeitsdatum

Fristen lassen sich dem jeweiligen Dossier zuordnen.

Schritt 5 von 6

Das Dokument intern prüfen lassen.

Dokument → Zur Freigabe senden

  1. Senden Sie das Dokument mit «Zur Freigabe senden» zur internen Prüfung.
  2. Eine berechtigte Person kann es freigeben oder zur Überarbeitung zurückgeben. Der Freigabeverlauf hält die Schritte fest.

Diese Freigabe ist eine interne Prüfung im Büro. Sie ist keine Unterschrift und keine Beurkundung.

Die Freigabe setzt das Recht «Dokumente freigeben» voraus.
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Dokumentfreigaben im Notariatsbereich mit dem Hinweis auf die interne PrüfungDokumentfreigaben im Notariatsbereich mit dem Hinweis auf die interne Prüfung

Die Freigabe setzt das Recht «Dokumente freigeben» voraus.

Schritt 6 von 6

Erfasste Leistungen verrechnen.

Zeit & Auslagen → Rechnung vorbereiten

  1. Wählen Sie Dossier, Rechnungsempfänger und die noch nicht verrechneten Leistungen.
  2. Prüfen Sie den Rechnungsentwurf. Eine berechtigte Person kann die Rechnung anschliessend ausstellen.

Zum Ausstellen ist das Recht «Dossierrechnungen ausstellen» erforderlich.

Die Rechnung bleibt mit dem Dossier und den Leistungen verbunden.
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Erfasste Leistungen eines Dossiers mit Status Noch nicht verrechnet und Rechnung vorbereitenErfasste Leistungen eines Dossiers mit Status Noch nicht verrechnet und Rechnung vorbereiten

Die Rechnung bleibt mit dem Dossier und den Leistungen verbunden.

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